Ledigt jobb: Administrativ assistent

Konsultuppdrag: Erfaren administratör till Statens inköpscentral

Nu söker vi för ett längre konsultuppdrag en erfaren administratör.

• Omfattning: Heltid 100%
• Start: Omgående (senast 15:e maj)
• Längd: 2027-05-30, eventuellt längre.

Du blir anställd av Poolia men jobbar ute hos vår kund i mycket fina lokaler. Viss del distansarbete möjligt.

Om tjänsten

Du kommer arbeta som ett stöd till avdelningschefen, enhetschefer och medarbetarna på avdelningen samt till dina kollegor i staben. Det stöd som efterfrågas varierar och kan handla om bl.a. resebokningar, enkätutskick, beställningar till avdelningen, mötes- och konferensbokningar, enklare personaladministrativa uppgifter m.m.

Utöver det ingår att samarbeta med kollegor inom staben som ansvarar för systemförvaltning samt controlling men också att självständigt ansvara för ett av avdelningens system. Förväntningar på dig är att du är samarbetsinriktad, kommunikativ och prestigelös. Tycker om struktur och ordning, har förmågan att sätta dig in i nya frågor snabbt och ha god förståelse för och kunna ta till dig och självständigt arbeta i nya systemstöd.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

• Ansvar för inhämtande av bekräftelser från andra offentliga verksamheter som vill ansluta sig till Statens inköpscentrals ramavtal. Denna korrespondens sker via webbformulär men även via telefon och e-post.
• Förvaltning av Kammarkollegiets avropstjänst för tolkförmedlingstjänster vilket omfattar kontakt med leverantör samt användare, befintliga och nya.
• Bokning och planering av konferenser, interna och externa i varierande storlek.
• Assistent till avdelningschef och vid behov enhetschefer. I detta kan ingå mötesbokningar och kontakter med externa parter samt telefonpassning.
• Beställningsansvarig för avdelningen. Alla beställningar på avdelningen går via avdelningsadministratören. Det kan handla om att beställa IT-utrustning, litteratur med mera.
• Personaladministratör. Avdelningsadministratören ansvarar för att, vid behov, hjälpa till att sjukanmäla medarbetare.

Vem är du?

För att vara aktuell för rollen behöver du uppfylla nedan kriterier:

• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent
• Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift

Har du tidigare erfarenhet från liknande roll hos en myndighet så är det meriterande.

Om verksamheten

Låter detta som ett uppdrag som passar in på dig? Ja då ska du såklart söka tjänsten via länken i annonsen. Urvalet sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Välkommen!

Öppen för alla
Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.